Benutzungs- und Entgeltordnung des Stadtarchivs Bottrop

(1)  Das Stadtarchiv ist eine öffentliche Einrichtung der Stadt Bottrop. Seine Bestände kön-nen im Rahmen der vorliegenden Benutzungs- und Entgeltordnung von jedermann benutzt werden.
 
(2)  Die Hauptaufgabe des Stadtarchivs besteht darin, all die in der städtischen Verwaltung angefallenen Unterlagen, die zur Aufgabenerfüllung nicht mehr ständig benötigt werden und die nach Feststellung des Stadtarchivs aus historischen, rechtlichen oder anderen Gründen von bleibendem Wert sind, zu übernehmen, dauerhaft zu erhalten, zu erschließen und all-gemein nutzbar zu machen.

Das Stadtarchiv kann auch Archivgut anderer Herkunft übernehmen, an dessen dauernder Verwahrung, Erschließung und Nutzung ein stadtgeschichtliches Interesse besteht.

(3)  Das Stadtarchiv fördert die Erforschung der Stadtgeschichte und die Verbreitung ihrer Kenntnis.

(4)  Die Benutzung des Archivguts richtet sich nach den Bestimmungen des Archivgesetzes Nordrhein-Westfalen und des Bundesarchivgesetzes.

(1)  Die Archivbestände können genutzt werden:
 a)  für dienstliche Zwecke von Behörden und Gerichten,
 b)  für Wissenschaft und Forschung,
 c)  für Zwecke von Bildung und Unterricht,
 d)  zur Wahrnehmung beruflicher Aufgaben und persönlicher Belange,
 e)  in berechtigtem privaten Interesse.

(1)  Das Archivgut darf erst nach Ablauf der im Archivgesetz NW und Bundesarchivgesetz festgesetzten Sperrfristen benutzt werden.

(2)  Eine Verkürzung der Sperrfristen nach Maßgabe des § 7 Abs. 6 Archivgesetz NW bedarf einer Ausnahmegenehmigung durch den Oberbürgermeister. Ein entsprechender schriftli-cher Antrag mit ausführlicher Begründung, Angabe des Themas und der in Frage kommen-den Archivalien ist an das Stadtarchiv zu richten. Von Studenten kann eine Empfehlung der Hochschule verlangt werden.

(3)  Der Oberbürgermeister kann nach Maßgabe von § 6 Abs. 2 des Archivgesetzes Nord-rhein-Westfalen eine Verlängerung der Sperrfristen vornehmen.

(1)  Der Benutzer hat vor der Benutzung von Archivalien unter Verwendung eines Vordru-ckes schriftlich einen Antrag auf Benutzungsgenehmigung zu stellen. Dabei sind Zweck und Gegenstand der Benutzung von Archivgut anzugeben. Die Genehmigung bezieht sich nur auf den Zweck, der im Antrag genannt ist.
Auf Verlangen muss sich der Archivbenutzer ausweisen.

(2)  Der Benutzer muss gleichzeitig eine schriftliche Erklärung darüber abgeben, dass er be-stehende Urheber- und Personenschutzrechte sowie andere schutzwürdige Belange Dritter beachten wird. Verletzungen von Rechten und Belangen hat der Benutzer gegenüber dem Berechtigten selbst zu vertreten.

(3)  Die Benutzungsgenehmigung kann auch mit Auflagen und Bedingungen verbunden wer-den, z. B. bestimmte Informationen vertraulich zu behandeln oder das Manuskript vor der Publikation zur Einsicht vorzulegen.

(4)  Die Benutzungsgenehmigung kann außer den in § 6 Abs. 2 Archivgesetz NW  genann-ten Gründen in weiteren begründeten Fällen beschränkt,  entzogen oder versagt werden, insbesondere dann, wenn bei Benutzung von Archivgut gegen die Benutzungs- und Entgelt-ordnung verstoßen wurde oder die Archivalien wegen dienstlicher Nutzung nicht verfügbar sind.

(5)  Der Benutzer ist verpflichtet, von jeder Publikation, die auf der Benutzung von Archiva-lien des Stadtarchivs Bottrop beruht, ein kostenloses Belegexemplar abzuliefern.

(1)  Die Archivalien können nur in den Räumen des Stadtarchivs genutzt werden. Eine Aus-leihe von Archivalien an Benutzer ist nicht möglich. Gleiches gilt für die Bestände der Archiv-bibliothek.
In besonders begründeten Fällen können Archivalien an andere hauptamtlich geleitete Ar-chive ausgeliehen werden. Der auswärtige Benutzer hat dabei gemäß § 7 Abs. 8 Archivge-setz NW die anfallenden Kosten zu tragen, darf die Archivalien nur in den dortigen Archiv-räumen einsehen.

Für Ausstellungen können einzelne Archivalien im Original ausgeliehen werden. Der Ausstel-ler hat dabei die gemäß § 7 Abs. 9 Archivgesetz NW anfallenden Kosten zu tragen.

(2)  Zur Benutzung werden in der Regel Archivalien im Original vorgelegt. In begründeten Fällen kann das Stadtarchiv statt der Originale Abschriften oder Kopien - auch von Teilen der Archivalien - vorlegen oder mündliche Auskünfte aus den Archivalien geben.

(3)  Die Beratung von Benutzern beschränkt sich auf Hinweise auf die einschlägigen Archiva-lien und Findbehelfe sowie gegebenenfalls auf heranziehbare Literatur.
Anspruch auf Hilfe beim Lesen oder der Auswertung von Archivalien besteht nicht.

(4)  Telefonische und schriftliche Auskünfte beschränken sich in der Regel auf Informationen über vorhandene Archivbestände und die Beantwortung einfacher Fragen.
In besonders begründeten Fällen kann das Stadtarchiv schriftliche Auskünfte, die mit Be-standsrecherchen durch das Archivpersonal verbunden sind, aus Archivalien erteilen. Aus-künfte solcher Art sind kostenpflichtig.
Übersteigen die Auskünfte ein vertretbares Maß an Personal- und Zeitaufwand, so können sie versagt werden.

(5)  Archivalien sollen nicht fotokopiert oder reproduziert werden. Nur für die Verwendung in Publikationen, Ausstellungen oder für vergleichbare Zwecke können mit Genehmigung des Stadtarchivs in beschränktem Umfang Fotokopien oder Reproduktionen hergestellt werden. Die Kopier- und Reproduktionsarbeiten werden durch die Bediensteten des Stadtarchivs oder durch Personen durchgeführt, die das Stadtarchiv dazu beauftragt hat.
Das Anfertigen von fotografischen Aufnahmen ohne Blitz durch den Archivbenutzer ist in begrenztem Umfang im Lesesaal gestattet, bedarf aber der vorherigen Genehmigung durch den Archivleiter. Fotografien von Fotos des Stadtarchivs sind nicht erlaubt.
Die Kosten der Herstellung von Wiedergaben trägt der Benutzer. Ebenso hat er ein Entgelt dafür zu entrichten, dass ihm Reproduktionen von Archivalien zur einmaligen Verwendung in einer Publikation oder Ausstellung zur Verfügung gestellt werden. Das Stadtarchiv behält sich insbesondere bei der Zusammenarbeit mit Schulen Ausnahmeregelungen vor.
In Veröffentlichungen und Ausstellungen verwandte Archivalien des Stadtarchivs sind mit Angabe ihres Aufbewahrungsortes (Stadtarchiv Bottrop) und Archivsignatur auszuweisen.
Reproduzierte Archivalien dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden.

(6)  Das vorgelegte Archivgut und die Bibliotheksbestände des Stadtarchivs sind mit größter Sorgfalt zu behandeln. Es ist untersagt, Handpausen daraus zu fertigen, die Archivalien und Bücher mit Anstreichungen und Notizen zu versehen, sie als Schreibunterlagen zu gebrau-chen oder auf andere Weise ihren Erhaltungszustand zu beeinträchtigen.
Bei Beschädigungen von Archivbeständen, die der Benutzer verursacht hat, ist Ersatz zu leisten. Bei nicht behebbaren Beschädigungen von Archivalien hat der Benutzer Ersatz zu leisten, dessen Höhe das Stadtarchiv nach Wertermittlung festsetzt. Bei stark beschädigten Büchern bemisst sich der Schadensersatz nach deren Wiederbeschaffungswert.

(7)  Die Verwendung benutzereigener Geräte (z. B. Schreibmaschinen, Sprechgeräte, Com-puter) in den Archivräumen bedarf der Genehmigung durch das Stadtarchiv.

1)  Jeder Benutzer hat Mäntel und ähnliche Bekleidungsstücke sowie Schirme vor dem Be-treten des Benutzerraumes abzulegen. Taschen und Ähnliches sind in die dafür vorgesehe-nen Schrankfächer einzuschließen.

(2)  Rauchen, Essen und Trinken sind in den Räumen des Stadtarchivs nicht gestattet.

(3) Tiere, mit Ausnahme von Blindenhunden, Gepäckstücke und sonstige sperrige Gegens-tände dürfen in die Archivräume nicht mitgenommen werden.

(4) Für verlorene oder gestohlene Gegenstände wird kein Schadensersatz geleistet. Fund-sachen sind den Mitarbeitern des Stadtarchivs zu übergeben.

(5) Der Benutzer hat Störungen zu unterlassen. Alle Einrichtungsgegenstände sind scho-nend zu behandeln.

(6)  Den Weisungen des Archivpersonals ist Folge zu leisten.

Die Neufassung der Benutzungs- und Entgeltordnung für das Stadtarchiv Bottrop tritt am 01.01.2013 in Kraft.