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Rechnungsprüfungsordnung

Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Bottrop vom 01.07.2008

Der Rat der Stadt Bottrop hat am 18.06.2008 für die Durchführung der in den §§ 59 Abs. 3, 101 - 104 der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) in der zur Zeit gültigen Fassung enthaltenen Bestimmungen folgende Rechnungsprüfungsordnung beschlossen:

 

 

§ 1 Zweckbestimmung

 

(1) Die Rechnungsprüfungsordnung bestimmt Rahmen und Grundsätze für die Tätigkeit des Rechnungsprüfungsamtes der Stadt Bottrop.

 

(2) Für die weitere Durchführung der Aufgaben des Rechnungsprüfungsamtes erlässt der Rat eine Dienstanweisung.

 

 

§ 2 Rechtliche Stellung

 

(1) Das Rechnungsprüfungsamt ist dem Rat unmittelbar verantwortlich und in seiner sachlichen Tätigkeit ihm unmittelbar unterstellt.

 

(2) Der Oberbürgermeister/Die Oberbürgermeisterin ist Dienstvorgesetzte/r der Bediensteten des Rechnungsprüfungsamtes.

 

(3) In der Beurteilung der Prüfungsvorgänge ist das Rechnungsprüfungsamt an Weisungen nicht gebunden und nur dem Gesetz unterworfen.

 

 

§ 3 Organisation, Bestellung und Abberufung

 

(1) Das Rechnungsprüfungsamt besteht aus dem Leiter/der Leiterin, den Prüferinnen und Prüfern sowie sonstigen Bediensteten.

 

(2) Die Leitung und die Prüferinnen und Prüfer werden nach Anhörung des Rechnungsprüfungsausschusses vom Rat bestellt und abberufen. Bei der Auswahlder Prüferinnen und Prüfer ist die Leitung des Rechnungsprüfungsamtes anzuhören.

 

(3) Die Leitung und die Prüferinnen und Prüfer müssen persönlich und fachlich für die Erfüllung der Aufgaben der örtlichen Rechnungsprüfung geeignet sein und über die erforderlichen Fachkenntnisse verfügen.

 

 

§ 4 Aufgaben des Rechnungsprüfungsamtes

 

(1) Die gesetzlich übertragenen Aufgaben ergeben sich aus § 103 Abs. 1 der Gemeindeordnung. Des Weiteren überträgt der Rat dem Rechnungsprüfungsamt aufgrund des § 103 Abs. 2 GO NRW folgende Aufgaben:

 

1. die Prüfung der Verwaltung, Betriebe, Sondervermögen und sonstigen Einrichtungen der Stadt auf

- Ordnungsmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit,

- Wirkung der Steuerungs- und Kontrollmechanismen einschl. der Kosten- und Leistungsrechnung,

- Qualitätsstandards, sobald diese entwickelt und verbindlich werden.

 

2. die Prüfung der Betätigung der Stadt als Gesellschafter, Aktionär oder Mitglied in Gesellschaften und anderen Vereinigungen des privaten Rechts oder in der Rechtsform der Anstalt des öffentlichen Rechts gem. § 114 a GO NRW einschließlich der Prüfung der Beteiligungsverwaltung sowie die Kassen-, Buch- und Betriebsprüfung, die sich die Stadt bei einer Beteiligung, bei der Hingabe von Darlehen, Zuschüssen, Bürgschaften oder sonst vorbehalten hat,

 

3. die Jahresabschlussprüfung bei Beteiligungen, Sondervermögen und Einrichtungen im Rahmen interkommunaler Zusammenarbeit, sofern hiermit nicht ein Wirtschaftsprüfer oder eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft beauftragt wird,

 

4. die technisch-wirtschaftliche Prüfung von Plänen und Kostenberechnungen bei Investitionen (§ 14 GemHVO) sowie die Prüfung von Bauausführungen und Bauabrechnungen,

 

5. die Mitwirkung bei der Aufklärung von Fehlbeständen am Vermögen der Stadt ohne Rücksicht auf Art und Entstehungsgrund,

 

6. die gutachtliche Stellungnahme zu beabsichtigten wesentlichen organisatorischen Änderungen und Neueinrichtungen in der Verwaltung, insbesondere auf den Gebieten des Finanzmanagements und der Informationsverarbeitung,

 

7. die Prüfung der Einrichtungen zur Informationsverarbeitung,

 

8. die Prüfung der Gebührenbedarfsberechnungen bei den kostenrechnendenEinrichtungen,

 

9. die Prüfung von Buchungsanordnungen vor ihrer Zuleitung an die Finanzbuchhaltung (Visakontrolle), soweit die Leitung des Rechnungsprüfungsamtes dies für erforderlich hält,

 

10. die Beratung der Fachdienststellen, Einrichtungen, Betriebe, Sondervermögen und Anstalten der Stadt im Rahmen der vorgenannten Aufgaben, auch mit dem Ziel der Prävention von Unregelmäßigkeiten.

 

(2) Wenn dienstliche Gründe es erfordern, ist die Leitung des Rechnungsprüfungsamtes ermächtigt, hinsichtlich Art und Umfang der Prüfungen Einschränkungen anzuordnen oder einzelne Gebiete von der Prüfung auszunehmen, soweit dadurch keine gesetzlichen Vorschriften verletzt werden.

 

 

§ 5 Erteilung von Prüfaufträgen

 

(1) Der Rat kann dem Rechnungsprüfungsamt weitere Prüfaufträge erteilen.

 

(2) Der Rechnungsprüfungsausschuss kann im Rahmen seiner gesetzlichen Aufgabe dem Rechnungsprüfungsamt Prüfaufträge erteilen.

 

(3) Der Oberbürgermeister/Die Oberbürgermeisterin kann innerhalb seines/ihres Amtsbereichs unter Mitteilung an den Rechnungsprüfungsausschuss dem Rechnungsprüfungsamt Aufträge zur Prüfung erteilen (§ 103 Abs. 3 GO NRW).

 

 

§ 6 Befugnisse des Rechnungsprüfungsamtes

 

(1) Das Rechnungsprüfungsamt ist im Rahmen seiner Aufgaben befugt, von den städtischen Fachdienststellen und Einrichtungen sowie von den seiner Prüfung unterliegenden Gesellschaften, Anstalten, Stiftungen und anderen Vereinigungen und Einrichtungen alle für die Prüfung notwendigen Auskünfte, den Zutritt zu allen Diensträumen, das Öffnen von Behältern usw. und die Vorlage, Aushändigung und Einsendung von Akten, Schriftstücken und sonstigen Unterlagen zu verlangen, soweit nicht gesetzliche Bestimmungen entgegenstehen. Dem Rechnungsprüfungsamt ist die Einsichtnahme in Datenbanken und sonstige, in elektronischer Form gespeicherte Daten zu ermöglichen. Dabei sind datenschutzrechtliche Belange zu beachten.

 

(2) Die Leitung und die Prüferinnen und Prüfer des Rechnungsprüfungsamtes sind befugt, Ortsbesichtigungen vorzunehmen und die zu prüfenden Veranstaltungen zu besuchen.

 

(3) Die Leitung des Rechnungsprüfungsamtes ist berechtigt, an den Sitzungen des Rates und der Ausschüsse teilzunehmen. Sie kann sich in den Ausschüssen durch fachlich zuständige Prüfer und Prüferinnen vertreten lassen. Auf Verlangen eines Fünftels der Mitglieder des Rates, eines Ausschusses oder einer Bezirksvertretung ist sie verpflichtet, in der Sitzung die Auffassung des Rechnungsprüfungsamtes mündlich darzulegen. Die Befugnis zu schriftlichen Stellungnahmen im Rahmen der allgemeinen Aufgaben des Rechnungsprüfungsamtes bleibt unberührt. Im Rechnungsprüfungsausschuss hat die Leitung des Rechnungsprüfungsamtes jederzeit das Recht, die Auffassung des Rechnungsprüfungsamtes darzulegen.

 

(4) Das Rechnungsprüfungsamt kann sich mit der Zustimmung des Rechnungsprüfungsausschusses Dritter als Prüfer bedienen.

 

 

§ 7 Informations- und Mitteilungspflichten der Verwaltung, Betriebe und Einrichtungen

 

(1) Das Rechnungsprüfungsamt ist unverzüglich von Unregelmäßigkeiten, die den Aufgabenbereich des Rechnungsprüfungsamtes berühren, unter Darlegung des

Sachverhaltes zu unterrichten. Dies gilt auch bei begründetem Verdacht einer Unregelmäßigkeit.

 

(2) Das Rechnungsprüfungsamt ist von der Absicht, wesentliche Änderungen in der Organisation der Verwaltung vorzunehmen, so rechtzeitig in Kenntnis zu setzen, dass es sich vor der Entscheidung gutachtlich äußern kann, bzw. eine begleitende Prüfung ermöglicht wird.

 

(3) Dem Rechnungsprüfungsamt sind alle geplanten Einführungen oder Änderungen an prüfpflichtigen Programmen und den dazugehörigen Einrichtungen zur Informationsverarbeitung so rechtzeitig mitzuteilen, dass es sie vor Anwendung prüfen kann.

 

Zur Vermeidung von Nachteilen ist dem Rechnungsprüfungsamt im Übrigen eine begleitende Prüfung zu ermöglichen. Hierzu sind alle relevanten Informationen zur Verfügung zu stellen.

 

(4) Bei Störungen von Einrichtungen der Informationsverarbeitung, die zu erheblichen Verzögerungen in der Abwicklung der laufenden Arbeiten führen, ist das Rechnungsprüfungsamt in Kenntnis zu setzen. Das gleiche gilt bei auftretenden Sicherheitslücken in der Informationsverarbeitung.

 

(5) Dem Rechnungsprüfungsamt sind alle Vorschriften und Verfügungen, durch die Bestimmungen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens erlassen, geändert, erläutert oder aufgehoben werden, sogleich bei ihrem Erscheinen zuzuleiten. Das gilt auch für alle übrigen Vorschriften und Verfügungen, die das Rechnungsprüfungsamt als Prüfungsunterlagen benötigt (Arbeitsordnungen, Dienstpläne, Preisverzeichnisse, Gebührenordnungen und dergleichen).

 

(6) Wichtige Vertragsentwürfe auf dem Gebiet der Beteiligungswirtschaft, insbesondere bei der Neugründung von Gesellschaften und Änderung der Beteiligungsverhältnisse, sind dem Rechnungsprüfungsamt rechtzeitig vor der Entscheidung zuzuleiten.

 

(7) Dem Rechnungsprüfungsamt sind die Einladungen (mit Tagesordnung und Beratungsunterlagen) sowie die Sitzungsniederschriften des Rates und aller Ausschüsse zur Kenntnisnahme zuzuleiten.

 

(8) Dem Rechnungsprüfungsamt sind die Namen der verfügungs-, anweisungs- und zeichnungsberechtigten Bediensteten mitzuteilen. Außerdem sind ihm die Namen der Bediensteten bekannt zu geben, die berechtigt sind, für die Stadt Verpflichtungserklärungen abzugeben; hierbei ist der Umfang der Vertretungsbefugnis zu vermerken.

 

(9) Das Rechnungsprüfungsamt ist von Aktivitäten anderer Prüfungsorgane unverzüglich zu unterrichten. Prüfungsberichte / -bemerkungen sind dem Rechnungsprüfungsamt zuzuleiten.

 

 

§ 8 Allgemeines Verfahren bei Prüfungen

 

(1) Das Rechnungsprüfungsamt führt den mit den Prüfungen verbundenen Schriftwechsel selbstständig.

 

(2) Bei Prüfungen sollen die Leitungen der Fachdienststellen und Einrichtungen vorab über den Prüfungsauftrag unterrichtet werden, soweit es der Prüfungszweck zulässt. Vor Abschluss solcher Prüfungen soll das Prüfungsergebnis besprochen werden.

 

(3) Fachdienststellen und Einrichtungen, denen Berichte oder Prüfungsbemerkungen des Rechnungsprüfungsamtes zugehen, haben sich hierzu fristgerecht zu äußern. Die Stellungnahme ist durch die Leitung, in wichtigen Angelegenheiten durch die Dezernentin/den Dezernenten, zu unterzeichnen.

 

(4) Werden bei Durchführung der Prüfung Veruntreuungen, Unterschlagungen oder wesentliche Unkorrektheiten und Unregelmäßigkeiten festgestellt, so hat die Leitung des Rechnungsprüfungsamtes unverzüglich den Oberbürgermeister/die

Oberbürgermeisterin und den Vorsitzenden/die Vorsitzende des Rechnungsprüfungsausschusses zu unterrichten. Dem Rechnungsprüfungsausschuss ist in seiner nächsten Sitzung Bericht zu erstatten.

 

(5) Stößt die Prüfung auf Schwierigkeiten, so sind die zuständigen Dezernenten, ggf. der Oberbürgermeister/die Oberbürgermeisterin, um die erforderlichen Maßnahmen zu bitten.

 

(6) Das Rechnungsprüfungsamt legt Berichte über die Prüfung des Jahresabschlusses, des Gesamtabschlusses, über weitere wichtige Prüfungen sowie über Prüfungen, die es in besonderem Auftrage des Rates, des Rechnungsprüfungsausschusses oder des Oberbürgermeisters/der Oberbürgermeisterin durchgeführt hat, dem Oberbürgermeister/der Oberbürgermeisterin und dem Rechnungsprüfungsausschuss vor.

 

 

§ 9 Verfahren bei der Prüfung des Jahresabschlusses und Gesamtabschlusses

 

(1) Das Rechnungsprüfungsamt prüft im Auftrag des Rechnungsprüfungsausschusses den Jahresabschluss (§ 101 GO NRW). Der Oberbürgermeister/die Oberbürgermeisterin leitet den vom Stadtkämmerer/von der Stadtkämmerin aufgestellten Entwurf des Jahresabschlusses einschließlich Lagebericht dem Rechnungsprüfungsamt zu.

 

(2) Ergeben sich bei der Prüfung Feststellungen, die eine Änderung des Entwurfes des Jahresabschlusses erforderlich machen, stellt das Rechnungsprüfungsamt die wesentlichen Feststellungen in einer Veränderungsliste zusammen und leitet diese der Verwaltung zur Korrektur des Entwurfes zu.

Der danach korrigierte Jahresabschluss wird vom Stadtkämmerer/von der Stadtkämmerin und vom Oberbürgermeister/von der Oberbürgermeisterin unterschrieben und der weiteren Prüfung zugrunde gelegt.

 

(3) Das Rechnungsprüfungsamt fasst die Ergebnisse der Prüfung des Jahresabschlusses in einem Prüfungsbericht zusammen und leitet diesen mit einem Bestätigungsvermerk oder einem Vermerk über seine Versagung dem Rechnungsprüfungsausschuss zur Beratung zu. Der Bericht und der Vermerk sind von der Leitung des Rechnungsprüfungsamtes zu unterzeichnen.

 

(4) Werden der Jahresabschluss oder der Lagebericht geändert, nachdem das Rechnungsprüfungsamt seinen Prüfbericht dem Rechnungsprüfungsausschuss vorgelegt hat, ist eine erneute Prüfung durchzuführen. Die Absätze 1 bis 3 finden entsprechende Anwendung.

 

(5) Der Rechnungsprüfungsausschuss berät über den Bericht des Rechnungsprüfungsamtes. In seinem Schlussbericht fasst der Rechnungsprüfungsausschuss das Ergebnis der Prüfung in einem Bestätigungsvermerk (§ 101 Abs. 3 GO NRW) zusammen und legt diesen dem Rat zur Feststellung des Jahresabschlusses und zur Beschlussfassung über die Entlastung vor. Der Bestätigungsvermerk ist vom Vorsitzenden/von der Vorsitzenden des Rechnungsprüfungsausschusses zu unterzeichnen.

 

(6) Vor Abgabe des Prüfungsberichtes durch den Rechnungsprüfungsausschuss an den Rat ist dem Oberbürgermeister/der Oberbürgermeisterin Gelegenheit zur

Stellungnahme zu geben. Soweit der Stadtkämmerer/die Stadtkämmerin von dem Recht nach § 95 Abs. 3 S. 3 GO NRW Gebrauch gemacht hat, ist ihm/ihr ebenfalls Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben.

 

(7) Soweit der Schlussbericht des Rechnungsprüfungsausschusses nicht mit der Auffassung des Rechnungsprüfungsamtes übereinstimmt, ist die abweichende Auffassung der Leitung dem Rat zur Kenntnis zu geben.

(8) Die Absätze 1 bis 7 sind bei der Prüfung des Gesamtabschlusses und des Gesamtlageberichtes entsprechend anzuwenden.

 

 

§ 10 In-Kraft-Treten

 

Diese Rechnungsprüfungsordnung tritt zum 01.07.2008 in Kraft. Gleichzeitig tritt die Rechnungsprüfungsordnung vom 24.02.2000 in der Änderungsfassung vom 05.12.2000 außer Kraft.

 

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